Як організувати віддалену роботу: поради і лайфхакиЯк організувати віддалену роботу: поради і лайфхак...

Шукачам
8 місяців тому
19607

Постійно зростає число людей, що працюють віддалено. Все більше фахівців замислюється або вже переходить на віддалений формат. Компанія Ernst & Young прогнозувала, що вже на середину 2020 року, кожна 5-а людина у світі буде працювати віддалено. Але сьогодні число віддалених працівників різко зросло, адже країни охоплені карантином, корпорації відпускають своїх співробітників працювати з дому. Нам поки що невідомо, як такі зміни позначаться на ринку праці. Світові компанії та їх співробітники мимоволі починають тестувати нову модель роботи. Можливо, після таких змін деякі побачать переваги, переглянуть своє ставлення до віддаленої роботи, і вирішать на ній залишитися.

Ми вирішили скласти керівництво для тих, хто має намір перейти на віддалену роботу, але не знає, як це зробити правильно. У статті розберемо, як знайти баланс між роботою та особистим життям на фрілансі, як сформувати підхід до роботи з дому, який розширює свободу, допомагає усе встигати і не втрачати інтерес, продуктивність і натхнення.

Формуємо тактику і підхід до роботи

Formiruem taktiku i podhod k rabote

Графік. Встановіть чіткий графік роботи. Всупереч забобонам, що робота з дому передбачає тотальну свободу. В деякій мірі, це так, ви можете дозволити собі набагато більше, аніж в офісі. Однак виходячи за межі розумного, легко втратити контроль над роботою, наприклад відстрочити дедлайни, виконати завдання неуважно і з помилками. Робота на дому — це постійна самоорганізація і самодисципліна. Фрілансер постійно повинен розуміти, коли він працює, а коли відпочиває. Розмиті межі перетворюють життя у хаос, зменшують продуктивність, сприяють постійній метушні та втомі — людина й не працює, й не відпочиває. Це шлях до вигорання, дезорієнтації і втрати компетенції.

Інша крайність, якщо не встановити чіткий графік роботи з дому, ви ризикуєте не помітити, як працюєте цілодобово. Встановіть години, коли ніщо крім роботи не турбує вас. За цей період часу вирішуйте складні і пріоритетні завдання, які вимагають концентрації. Поточні завдання, які виникають протягом дня, вирішуйте по мірі надходження, але переважно у свій фіксований робочий час. Якщо не обговорити завчасно з керівництвом особистий графік роботи, ви ризикуєте, що відбою від завдань не буде. Ви особисто даєте карт-бланш колегам і керівникам звертатися до вас і у вихідні, і пізніми вечорами. Спростіть життя собі і колегам, встановіть графік, коли ви онлайн та працюєте, наприклад з 10:00 до 16:00, таким чином усі будуть обізнані і впевнені, що у цей час на вас можна розраховувати.

Концентрація. Вдома набагато більше спокус і відволікаючих чинників, ніж в офісі. Працюючи вдома, можна в будь-який час влаштувати перекушування, відволіктися на соцмережі або на розмову з родичами. Але якщо організувати робочий простір, тоді відволіктися і загубити концентрацію стане складніше. Зафіксуйте кордони для родичів і друзів, щоб вони знали, коли ви працюєте і вас не слід турбувати.

Ми не помічаємо, як часто відволікаємося в процесі роботи на непотрібні речі. Відволікаючись, ми втрачаємо половину часу на зворотне зосередження. Щоб зосередитися після відволікання, потрібно витратити 25 хвилин. А якщо на протязі дня відволікатися 5 разів — це втрачені 2 години. Отже, наприклад, працюємо ми 5 годин, відволікаємося 5 разів, — втрачаємо 2 години часу, працюємо продуктивно тільки 3 години. Але якщо обмежити джерела, які розсіюють увагу, й не відволікатися, тоді вдасться працювати лише 3 години, замість 5-ти.

Ми вже розбирали, що заважає працювати продуктивно, і як ми даремно витрачаємо час при виконанні завдань. Читайте детальне керівництво про те, як працювати менше і отримувати більше результатів.

Налагоджуємо комунікацію

Nalazhivaem kommunikaciyu

Демонструйте свою активність. Намагайтеся будь-якими методами, бажано ненав'язливими, демонструвати, що працюєте, що залучені у процес. Сповіщайте про свій прогрес. Якщо виконали завдання, відразу розповідайте про це. Якщо у вас в потоці робота, але вам дали ще завдання, тоді дізнайтеся про їх пріоритетність та терміни виконання. Говоріть про те, чим зайняті зараз, і фіксуйте те, коли приступите до наступного завдання. Не давайте своїм колегам і керівникам думати, що ви не виконуєте роботу, сидите без справи.

Звітність. Готувати звіт про виконану роботу — це обов’язок багатьох віддалених співробітників. Якщо у ваші обов’язки входить звітність, тоді намагайтеся готувати і здавати її у робочий час — не зволікайте. Тримайте звітну таблицю у доступному місці на робочому столі, щоб виконавши завдання, ви відразу вносили його, і не забували або потім в поспіху не витрачали час на створення звіту з нуля.

Якщо звітність не вимагається, тоді все одно задумайтеся про те, щоб структурувати свої результати. По-перше, якщо виникне непорозуміння, ви зможете послатися на свій звіт, продемонструвавши, як працювали. По-друге, самоорганізація необхідна для віддаленої роботи, звітність допоможе розуміти свою продуктивність. Ви зможете прогнозувати, скільки часу витратите на вирішення завдання, тим самим визначите, як розумно організувати графік і режим роботи.

Взаємодія з колегами. Якщо в офісі усі знаходяться в єдиній зв’язці та в єдиному ритмі і потоці, що в будь-який час можна підійти, поспілкуватися і запитати що-небудь, то на вiдаленій роботі — це не завжди так. Дотримуйтеся правил ділового онлайн етикету. Про нього ми вже писали докладний посібник, тому прочитайте, щоб не бентежити своїх колег — цифровий етикет 2020: правила хорошого тону, коли ви онлайн.

Організуйте робочий простір

Organizujte rabochee prostranstvo

Стіл та стілець. Навряд чи знайдуться ті, що на постійній основі будуть працювати лежачи на ліжку, на підлозі, хоч і з теплим килимом, або на кріслі з ноутбуком на ногах — це збочення. Створіть зручні умови, які допоможуть налаштуватися на роботу. Працюйте за столом і на стільці — це організовує. Крім іншого, пам’ятайте про здоров’я: постійна робота в незручній позі призведе до проблем із хребтом і шиєю. Якщо півдня працювати в кривій позі, тоді готуйтеся, що на вечір заболить голова або спина.

Комп'ютер. Це єдиний інструмент, за допомогою якого можна повноцінно працювати віддалено. Подбайте про те, щоб комп'ютер не обмежував ваші можливості, не глючив і не підводив у відповідальний час. Якщо ви не хочете прив'язуватися до одного місця, плануєте працювати не тільки вдома, тоді придивіться до ноутбука.

Атмосфера. Головне правило робочого простору при віддаленій роботі — це обмеження від зони відпочинку. Організуйте атмосферу так, щоб ніщо не відволікало, не заважало сконцентруватися. Якщо вас неминуче оточує шум, розмови співмешканців, тоді використовуйте навушники. Знайдіть музику, яка допомагає зосередитися на роботі: без слів, у повільному темпі, фонового формату. Наприклад, підійдуть такі музичні жанри як ambient і new age.

 Знайдіть рівновагу і користуйтеся можливостями

Najdite ravnovesie i pol'zujtes' vozmozhnostyami

Міняйте оточення. У офісних працівників немає можливості працювати на природі, у затишному кафе або у цікавому коворкінгу. Міняйте атмосферу, коли відчуваєте, що втратили мотивацію, захопленість і натхнення. Досліджуйте, не засиджуйтеся вдома. Знаходьте місця, де у вас виходить продуктивно працювати або придумувати творчі схеми і рішення.

Вмійте відпочивати. Працюючи в офісі, ми обумовлені чіткими кордонами, наприклад з 10:00 до 19:00. У цей час ми плідно працюємо, після нього відпочиваємо і не думаємо про роботу, можемо не відповідати на повідомлення і дзвінки, — в розрахунок не беремо непередбачені випадки. Але дистанційна робота, хоч і має на увазі відсутність чіткого графіка, але тим самим припускає постійну активність і доступність працівника.

Віддаленим працівникам властиво працювати більше, — це психологія. Людина відчуває, що її не контролюють, відчуває свободу, отже готова працювати більше, ніж в офісі, щоб показати свою результативність і мотивацію. Фрілансери часто стикаються з трудоголізмом і перепрацюванням. Намагайтеся не розтягувати роботу на увесь день, в довгостроковій перспективі, це не спрацює — настане емоційне виснаження і хронічна втома, а може й депресія.

Знайдіть свій режим. Якщо навчитися самоорганізації та самодисципліни, тоді можна відчути свободу і переваги віддаленої роботи. Знайдіть час, коли у вас виходить працювати продуктивно і з натхненням, коли менше відволікаючих чинників. Є люди, які вважають за краще працювати ночами, а є ті, хто з натхненням працюють зранку. Спостерігайте за собою, визначте, коли саме вам подобається працювати.

У робочому процесі частину завдань ми виконуємо незалежно від інших, самостійно, а іншу частину ми обробляємо спільно з колегами і керівниками. Роботу, яка вимагає тільки ваших ресурсів, виконуйте в той час, який вам подобається — хоч вночі, хоч вдень. Але завдання, які вимагають комунікації зі співробітниками, вирішуйте тільки в робочий час. Підлаштовуйтеся під загальний потік компанії, намагайтеся балансувати між різницею в робочому часі, щоб не відкладати виконання завдань на добу. Якщо ваші біоритми не збігаються з графіком ваших колег, тоді постарайтеся працювати на випередження, не відтягуйте виконання завдань, не готуйте роботу прямісінько до дедлайну.

Придумайте «План Б». Якщо відбудуться несподівані складнощі в офісі — за це відповідає керівництво, а якщо вдома, тоді відповідальність на працівникові. До непередбачуваних обставин можна віднести: позапланове відключення електроенергії та інтернету. Будьте готові до таких несподіваних сюрпризів. Не залишайте завдання на крайній строк та не доробляйте в останні хвилини. Усвідомлюйте, що у будь-який час щось може піти не за планом, тому придумайте додатковий план, куди піти працювати, коли вдома не вдається.


Підписуйтесь на наш Telegram-канал та будьте в курсі нових статей та інших цікавих матеріалів.