Гайд по відеодзвінкам і онлайн нарадам з роботодавцем і колегамиГайд по відеодзвінкам і онлайн нарадам з роботодав...

Шукачам
8 місяців тому
19314

У режимі всесвітнього карантину деяким доведеться вперше зіткнутися з новими типами взаємодії з керівниками та командою. Наше завдання продовжувати працювати результативно, але в режимі онлайн. Нещодавно ми розповідали про найбільш затребувані навички 2020 року, у софт-скіли увійшла така здатність як адаптація. І це виявилося правдою. Сьогодні ми повинні швидко адаптуватися до змін, не боятися нових підходів.

У режимі онлайн ми можемо продовжувати спілкуватися з колегами, вести конференції, наради та співбесіди. Досвідчені віддалені співробітники знають, як підготуватися і як поводитися на відео-перемовинах. Але тим, хто звик спілкуватися з командою в офлайні, доведеться розібратися в тому, як влаштований хід онлайн перемовин. Тому ми вирішили скласти перелік базових правил і порад, щоб ваша перша відеонарада пройшла як по маслу.

Організаційні та технічні тонкощі

Organizacionnye i tekhnicheskie tonkosti

Розберіться в інтерфейсі. Якщо для вас онлайн наради з ввімкненою веб-камерою — не буденність, тоді перед початком розберіться в інтерфейсі сервісу, за допомогою якого будете здзвонюватися. Не сподівайтеся на свою інтуїцію і кмітливість, вони можуть не підвести, але займуть додатковий час. Тому, щоб не адаптуватися безпосередньо на нараді і не затягувати хід довгими відступами і паузами, підготуйтеся заздалегідь. Перегляньте відео-уроки, інструкції, в яких пояснюють, як працюють ті чи інші кнопки, функції та інструменти. Затримки на технічних деталях збивають з думок, порушують послідовність і чіткість діалогу.

Протестуйте пристрої. Перед нарадою перевірте, чи правильно працює мікрофон, навушники і камера. Подивіться, чи включений у програмі доступ до пристроїв звуку і відео, — налаштовують їх у параметрах конфіденційності. Використовуйте краще навушники, замість динаміка, щоб уникнути відгомонів і вібрацій. Якщо у вас погана веб-камера або її немає, тоді спробуйте встановити додаток на смартфон і через нього підключіться до наради. Перед нарадою переведіть всі програми до режиму «не турбувати», щоб співрозмовників не відволікали ваші повідомлення або спливаючі вікна при демонстрації екрану.

Виберіть вдалий нікнейм. Встановіть зрозумілий нікнейм, який буде відображати те, як до вас звертатися. Якщо стоїть нікнейм, який ви встановили 5 років тому, за типом pink_unicorn777, перейменуйте його. Подбайте, щоб у команді не було затримок і незручних ситуацій, коли хтось забув ваше ім’я або коли всі побачать повідомлення, що в чат увійшов party_king.

Підготовка до ділового відеодзвінка

Podgotovka k delovomu videozvonku

Продумайте, що вдягнути. Уявіть, що зустрічаєтеся з командою не онлайн, а наживо. І вдягніть той одяг, який був би доречний на нараді у вашому офісі. Уникайте одягу з дрібними візерунками або смужкою — вони рябіють. Не вдягайте одяг з паєтками або блискучі прикраси — вони відбивають світло і засвічують. Обирайте однотонну і нейтральну одежу. Краще вражати співрозмовників не сліпучим виглядом, а яскравими ідеями. Пам’ятайте про непередбачені обставини, наприклад вам хтось постукає у двері. Щоб не стати зіркою наради, побігши відкривати двері у сорочці та трусах, — одягніться належно не тільки зверху, але і нижче пояса.

Виберіть відповідне тло. Онлайн нарада з ввімкненою камерою — це як віртуальне запрошення колег до себе у гості. Тому подбайте про те, щоб на тлі не було розкиданих речей, безладу. Виберете таке тло, яке не буде відволікати учасників бесіди. Не сідайте позаду вікна або екрану телевізора. Виключіть яскраві джерела світла, які можуть потрапляти в об’єктив веб-камери. Освітлення встановіть навпроти себе, не яскраве і сліпуче, а спокійне і легке, щоб не було пересвіту або спотворюючих обличчя тіней.

Попередьте домашніх. Якщо ви живете не одні, не можете усамітнитися, тоді попередьте домашніх про свою онлайн нараду. Попросіть не шуміти і не заходити до вас у кімнату під час дзвінка. Попередити співмешканців потрібно ще й для того, щоб уникнути незручних випадковостей, коли, наприклад, хтось несподівано зайде у халаті до вас у кімнату.

Заздалегідь відкрийте потрібні програми. Продумайте, які матеріали і додатки вам знадобляться під час переговорів. Можливо, вам знадобиться посилатися на конкретні цифри чи факти, — відкрийте їх заздалегідь. Підготуйте у браузері всі необхідні сторінки і посилання, які стануть в нагоді у процесі. Складіть заздалегідь короткий план своїх питань або тез, щоб висловлюватися лаконічно і послідовно.

Як поводитися під час онлайн-нарад

Kak vesti sebya vo vremya onlajn-soveshchaniyam

Не створюйте відволікаючих звуків. Коли включений мікрофон і ви говорите, намагайтеся не створювати зайвого галасу, щоб вас було добре чутно. Не кашляйте у мікрофон, не стукайте по столу, не смикайте мишку, не друкуйте на клавіатурі.

Вимикайте мікрофон, коли не розмовляєте. Заздалегідь розберіться, як вимикати і вмикати мікрофон. Вмикайте мікрофон, коли говорите, а слухаючи інших, вимикайте. Вимкнувши мікрофон, ви не будете відволікати учасників бесіди стороннім шумом. Наприклад, під час наради ви захочете законспектувати тези бесіди, знайти щось — такі дії викликають шарудіння, клацання, у результаті виходить метушня.

Давайте час, щоб відповісти. Ви не знаєте, яка швидкість інтернету у співрозмовників, у когось звук може надходити із затримкою. Не поспішайте, відповідайте розмірено, не перебивайте. Спілкування у форматі відео-наради припускає деяку затримку як зображення, так і звуку, — будьте терпиміші до цього, не квапте колег.

Причетність і візуальний контакт. Коли ми спілкуємося наживо, ми усвідомлюємо, що нас слухають, але у форматі відеодзвінків легко втратити жвавість бесіди. Тому намагайтеся демонструвати причетність і уважність. Виберіть положення, щоб обличчя було посередині екрану. Сидіть спокійно і не смикайтесь, коли співрозмовник говорить. Коли звертаєтесь до колег, не дивіться на екран, а тримайте погляд на веб-камері, щоб склалося враження візуального контакту.

Використовуйте демонстрацію екрану. Якщо знаєте заздалегідь, що вам знадобиться щось показувати або пояснювати колегам, не пояснюйте це на пальцях. Скористайтеся демонстрацією екрану. Перегляньте інструкції, як налаштувати цей інструмент, якщо не знайшли цю опцію самостійно. Розуміючи, що будете демонструвати свій робочий стіл, наведіть там порядок: закрийте особисті вкладки, заздалегідь відкрийте потрібні сторінки.

Використовуйте чат. Запропонуйте колегам приймати рішення шляхом голосування у чаті, щоб бачити чітку картину, хто за і проти. Таким чином, ви зафіксуєте тези і рішення, задокументуєте хід наради. Плутанини буде більше, якщо кожен почне одночасно говорити, висловлюючи свою позицію.


Підписуйтесь на наш Telegram-канал та будьте в курсі нових статей та інших цікавих матеріалів.